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"Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über
eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie
dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird." So lautet Absatz 1
Satz 1 des neu gefassten § 14 des Umsatzsteuergesetzes. In Absatz 2 heißt
es: "… Soweit er (der Unternehmer, Red.) den Umsatz an einen anderen
Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, soweit
sie nicht Unternehmer ist, ausführt, ist er verpflichtet, eine Rechnung
auszustellen."
Bildet eine Fahrschule im Auftrag und für
Rechnung eines Unternehmens, z. B. einer Spedition, Fahrschüler aus, ist
sie zur Ausstellung einer den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes
entsprechenden Rechnung verpflichtet. Gleiches gilt, wenn eine Fahrschule
Ausbildungsleistungen für eine Behörde, z.B. Bundeswehr oder Arbeitsamt,
erbringt. In diesen Fällen muss die Fahrschule darauf achten, dass ihre
Ausgangsrechnungen allen dafür geltenden Bestimmungen des
Umsatzsteuergesetzes entsprechen. Die Fahrschule ist überdies
verpflichtet, Doppel dieser Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren. Die
Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die
Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Absatz 1 Satz 1 und 3 UStG).
Was die Rechnung enthalten muss
§ 14 Absatz 4 UStG schreibt im Einzelnen
vor, welche Angaben eine gegenüber vorsteuerabzugsberechtigten Empfängern
gestellte Rechnung enthalten muss:
- den vollständigen Namen und die
vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- den vollständigen Namen und die
vollständige Anschrift des Leistungsempfängers,
- die dem leistenden Unternehmer vom
Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen
erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder
mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom
Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
- die Menge und die Art (handelsübliche
Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der
sonstigen Leistung,
- den Zeitpunkt der Lieferung oder
sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils
des Entgelts (bei Vorkasse), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht
mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist,
- das nach Steuersätzen und einzelnen
Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder
sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des
Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist und
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den
auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Falle einer
Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder
sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Die Leistung der Fahrschule wird im
Allgemeinen für Privatpersonen erbracht, die nicht zum Abzug der Vorsteuer
berechtigt sind. In diesen Fällen ist die Fahrschule zwar nicht zur
Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, doch aus Gründen der Transparenz
für den Kunden empfiehlt es sich auch hier, eine Rechnung auszuhändigen.
Die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes sind dabei nicht anzuwenden.
Gleichwohl ist es sinnvoll, auch auf diesen Rechnungen alle im
Umsatzsteuergesetz vorgeschriebenen Angaben zu machen. Auch solche
freiwillig ausgestellten Rechnungen zählen als Unterlagen der Buchhaltung
und müssen deshalb - wie alle für die Besteuerung relevanten Belege -
ebenfalls 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Eingehende Rechnungen prüfen
Im ganz eigenen Interesse muss der
Fahrschulinhaber prüfen, ob eingegangene Rechnungen neben der Höhe des
Betrags auch im Sinne des Umsatzsteuergesetzes korrekt ausgestellt sind.
Mangelhafte Rechnungen sollte er an den Aussteller zurückschicken und die
Bezahlung von einer den Vorschriften entsprechenden Fassung abhängig
machen. Fehlt nämlich auch nur eine der vorgeschriebenen Angaben, darf er
in seiner Umsatzsteuervoranmeldung oder seiner Umsatzsteuererklärung die
Vorsteuer nicht geltend machen. Würde bei einer Steuerprüfung
festgestellt, dass die Vorsteuer trotzdem abgezogen wurde, müsste sie der
Fahrschulinhaber an das Finanzamt zurückzahlen.
Auf Kassenzettel und Quittungen achten
Werden Waren beim Kauf sofort bezahlt,
müssen auf dem Kassenzettel oder der Quittung ebenfalls alle oben
genannten Angaben enthalten sein, wenn die Vorsteuer geltend gemacht
werden soll. Auf dem Kassenzettel des Baumarktes, bei dem der
Fahrschulinhaber Material zur Renovierung des Unterrichtsraums gekauft
hat, müssen also u.a. auch die Steuernummer des Baumarktes, eine
eindeutige Rechnungsnummer sowie Name und Anschrift der Fahrschule
vollständig angegeben sein.
Hingegen bleibt es für Kleinbeträge bei den
vereinfachten Regelungen. Übersteigt der Rechnungsbetrag ohne
Mehrwertsteuer nicht die Grenze von € 100, müssen auf der Rechnung nur
folgende Angaben enthalten sein:
- vollständiger Name und vollständige
Anschrift des leistenden Unternehmers,
- Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der gelieferten
Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung und
- das Entgelt und der darauf entfallende
Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
(Bruttobetrag) sowie der anzuwendende Steuersatz oder im Falle einer
Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige
Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Ansgar Brendel
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag
nimmt Bezug auf das jüngste Steueränderungsgesetz vom 15. Dezember 2003.
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