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Zahlen alle Ihre Kunden prompt? Gehören
Sie zu den Menschen, die am liebsten alles aufbewahren? Und auch genug
Platz dafür haben? Wenn das alles so ist, sollten Sie nicht weiterlesen.
Aber vielleicht finden Sie in diesem Beitrag trotzdem die eine oder andere
nützliche Anregung fürs Jahresende.
Im Fahrlehrergesetz, im Handelsgesetzbuch
und in der Abgabenordnung sind für die Aufbewahrung bestimmter
geschäftlicher Unterlagen Fristen vorgeschrieben. Die Fristen für die
Verjährung von Forderungen indes sind im Bürgerlichen Gesetzbuch
festgelegt.
Wer muss aufbewahren?
Die Aufbewahrungspflicht nach dem
Handelsgesetzbuch betrifft nur Kaufleute. Als solche gelten alle
Gewerbetreibende, also auch Fahrschulen, sofern das Unternehmen nach Art
oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb
erfordert. Davon ist auszugehen, wenn der Umsatz 250.000 Euro im Jahr
übersteigt. Die Aufbewahrungspflicht nach dem Steuerrecht betrifft
hingegen ausnahmslos alle Gewerbetreibenden.
Warum aufbewahren?
Das Handelsrecht legt Aufbewahrungsfristen
fest, damit die Unterlagen in einem eventuellen Zivilprozess oder in einer
zivilrechtlichen Auseinandersetzung vorgelegt werden können. Die
Aufbewahrungsfristen im Steuerrecht sollen es dem Finanzamt ermöglichen,
speziell bei Außenprüfungen die für die Besteuerung maßgebenden
Verhältnisse des Steuerpflichtigen zu überprüfen. Oft finden solche
Prüfungen erst mehrere Jahre nach dem Besteuerungszeitraum statt. Die
steuerlichen Aufbewahrungsfristen sind aus praktischen Gründen den
handelsrechtlichen weitgehend angepasst. Mit den Aufbewahrungsfristen im
Fahrlehrergesetz soll sichergestellt werden, dass bei der
Fahrschulüberwachung die vorgeschriebenen Aufzeichnungen,
Ausbildungsbescheinigungen und Tagesnachweise geprüft werden können. Da
die Überwachung im Abstand von längstens vier Jahren erfolgen muss, reicht
die kürzere Frist völlig aus. Allerdings können auch die
Ausbildungsnachweise bzw. Tagesnachweise für steuerliche Zwecke von
Bedeutung sein. Dann unterliegen sie den längeren Aufbewahrungsfristen
nach der Abgabenordnung.
Was
kann in den Papierkorb, was muss man aufbewahren?
Folgen unvollständiger Aufbewahrung
Werden die Unterlagen vor Ablauf der
vorgegebenen Fristen vernichtet, ergeben sich daraus unterschiedliche
Konsequenzen:
Das Fehlen von
- handelsrechtlichen Unterlagen kann für
den Betroffenen zu einer erheblichen Beweisnot führen, da diesen
Unterlagen im Zivilprozess von vornherein ein besonderer Beweiswert
zuerkannt wird.
- steuerrechtlichen Unterlagen zieht in
der Regel eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach sich, was meist
zu erheblichen Steuernachzahlungen führt. Die Finanzverwaltung
unterstellt beim Fehlen der Unterlagen, dass der Betroffene Gründe dafür
hatte, die Unterlagen nicht aufzubewahren.
- nach dem Fahrlehrergesetz
aufzubewahrenden Unterlagen kann von der Aufsichtsbehörde zum Anlass
genommen werden, die Zuverlässigkeit im Sinne der §§ 2 und 11 des
Fahrlehrergesetzes zu überprüfen. Außerdem wird in diesen Fällen in der
Regel auch ein Bußgeld verhängt.
Wie aufbewahren?
Jahresabschlüsse müssen in schriftlicher
Form und im Original aufbewahrt werden. Würden diese nur auf Datenträger
gespeichert, wäre die Aufbewahrungspflicht nicht erfüllt. Andere
Unterlagen dürfen aber auf Datenträgern gespeichert werden. Dann muss
allerdings sichergestellt sein, dass auch jederzeit auf sie zugegriffen
werden kann und sie in angemessener Zeit aufgerufen und lückenlos
dargestellt werden können. Dies bedeutet, dass auch die erforderliche
Hardware zur Verfügung stehen muss. Außerdem sind die Unterlagen,
gleichgültig ob elektronisch oder auf Papier, geordnet aufzubewahren. Das
bedeutet, dass ein sachkundiger Dritter, beispielsweise der Steuerprüfer,
in der Lage sein muss, sie ohne fremde Hilfe auszuwerten. Die Belege
müssen aus umsatzsteuerrechtlichen Gründen ebenfalls im Original vorgelegt
werden können.
Wie lange aufbewahren?
Für Jahresabschlüsse und
Buchhaltungsunterlagen beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre. Andere
Unterlagen, wie Geschäftsbriefe, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.
Sofern Aufzeichnungen nur nach dem Fahrlehrerrecht aufzubewahren sind,
beträgt die Frist vier Jahre. Bei den handels- und steuerrechtlichen
Unterlagen beginnt die Frist mit dem Jahr, in dem die letzte Eintragung
erfolgte. Wird beispielsweise der Jahresabschluss für das Jahr 2004 im
April 2005 fertiggestellt, beginnt die Aufbewahrungsfrist nicht Ende 2004,
sondern erst am 31.12.2005.
Besonderheit im Steuerrecht
Davon abweichend gibt es nach § 147 Abs. 3
Satz 3 Abgabenordnung für die steuerlichen Unterlagen Ablaufhemmungen.
Demnach müssen die Unterlagen unabhängig von den festen Fristen so lange
aufbewahrt werden, bis die Festsetzungsverjährung für die betreffenden
Steuern eingetreten ist. Hier gilt generell eine Aufbewahrungsfrist von 10
Jahren. Die Festsetzungsfrist, die üblicherweise vier Jahre beträgt - bei
fahrlässiger Steuerverkürzung wird sie auf fünf, bei Steuerhinterziehung
auf zehn Jahre verlängert – wird allerdings durch die Anordnung einer
Außenprüfung unterbrochen. Mit der Regelung soll sichergestellt werden,
dass nach einer begonnenen Außenprüfung (auch die Steuerfahndungsprüfung
gilt als Außenprüfung) die Unterlagen für die zu prüfenden Jahre und
Steuerarten auch dann weiter aufbewahrt werden müssen, wenn inzwischen die
Zehnjahresfrist ablaufen würde.
Fristen nach dem Fahrlehrergesetz
Die Aufbewahrungsfrist von vier Jahren
beginnt bei den Tagesnachweisen mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte
Eintragung erfolgte. Die Tagesnachweise für das Jahr 2001 dürfen nach dem
31.12.2005 vernichtet werden. Sind aber bei einem beschäftigten Fahrlehrer
die Tagesnachweise Grundlage für die Gehaltsabrechnung, müssen sie nach
den steuerlichen Vorschriften zehn Jahre aufbewahrt werden, also bis zum
31.12.2011.
Bei den Ausbildungsnachweisen beginnt die
Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Jahres, in dem die Ausbildung
abgeschlossen wurde. Hat der Fahrschüler die letzte Fahrstunde am 31.
Dezember 2001 absolviert und die Prüfung am 2. Januar 2002 bestanden, darf
der Ausbildungsnachweis nach dem 31. Dezember 2005 vernichtet werden.
Hätte der Fahrschüler am 2. Januar 2002 vor der Prüfung noch eine
Fahrstunde absolviert, müsste der Ausbildungsnachweis bis zum 31. Dezember
2006 aufbewahrt werden. Allerdings können auch beim Ausbildungsnachweis
die steuerlichen Vorschriften bedeutsam sein. Wurde dem Schüler keine
detaillierte Abschlussrechnung ausgehändigt, gilt der Ausbildungsnachweis
als Grundlage für die Abrechnung und ist damit von steuerlicher Bedeutung.
In diesem Fall darf der Ausbildungsnachweis, unabhängig vom Abschluss der
Ausbildung, erst nach dem 31. Dezember 2012, also zehn Jahre nach der
letzten Eintragung vernichtet werden.
Wie schnell Ihre Forderung verjährt?
Zurück zum Anfang. So viel ist klar, die
Nichtbeachtung der Aufbewahrungsfristen kann zu staatlichen
Zwangsmaßnahmen führen. Aber wie ist es, wenn man als Geschäftsmann die
Verjährungsfristen außer Acht lässt? Fahrschulen, die säumigen Zahlern
nicht konsequent auf der Spur blieben – 1. Mahnung, 2. Mahnung,
nötigenfalls Mahnbescheid – verlieren ihren Rechtsanspruch. Am 31.12.2005,
Schlag Mitternacht, sind bei Nachlässigkeit die Forderungen aus der Zeit
von vor dem 31.12.2003 unwiederbringlich verloren, weil verjährt.
Nur der gerichtliche Mahnbescheid
schützt
Erinnerungsschreiben oder Mahnungen reichen
zur Hemmung der Verjährung nicht aus. Um Ansprüche aus
Ausbildungsrechnungen des Jahres 2003 zu schützen, muss umgehend, vor dem
31.12.2005, ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt werden. Dies gilt
auch, wenn zuvor keine Mahnungen versandt wurden. Nur so können die
Forderungen wirksam vor Verlust geschützt werden. Sinnvoller als am
Jahresende bündelweise Mahnbescheide zu beantragen ist es allemal, Kunden
zur rechtzeitigen Zahlung anzuhalten. Wer regelmäßig kleinere Beträge zu
zahlen hat, tut sich damit wesentlich leichter, als wenn zum
Ausbildungsende ein großer Brocken fällig wird. Ein kluger Kaufmann soll
einmal gesagt haben: „Man muss den Leuten das kleine Geld abnehmen, große
Rechnungen zahlen sich viel schwerer.“ Eine bedenkenswerte Anregung.
Ansgar Brendel
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