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In Zukunft bedienen sich die Betriebsprüfer des Finanzamtes elektronischer Arbeitshilfen, um die Plausibilität von
Zahlenwerken der Betriebe zu überprüfen. Was bislang umfängliche Erfassungsarbeit für den Prüfer war, muss künftig der geprüfte Betrieb durch entsprechende Bereitstellung von Daten leisten. Möglich machen dies die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).
Der Bundesfinanzminister hat diese
Grundsätze mit Schreiben vom 16.07.2001 bekannt gegeben. Darin ist festgelegt, dass jeder Betrieb, der steuerlich relevante Daten elektronisch speichert oder verarbeitet, diese dem Betriebsprüfer zugänglich machen muss.
Dabei hat der Betriebsprüfer grundsätzlich drei verschiedene Möglichkeiten die Daten auszuwerten, aus denen er sich die für ihn jeweils günstigste oder erfolgversprechende auswählen kann. Der Zugriff ist auf steuerlich relevanten Daten beschränkt. Bei Fahrschulen sind dies neben Buchhaltung und Lohnbuchhaltung auch die nach dem Fahrlehrergesetz vorgeschriebenen Auf-zeichnungen, also Tagesnachweise und Ausbildungsnachweise.
Mittelbarer Datenzugriff
Entscheidet sich der Prüfer für den
mittelbaren Datenzugriff, obliegt es dem Unternehmen, die Daten nach den Vorgaben des Prüfers bereitzustellen und mit den auf dem Rechner befindlichen
Auswertungsprogrammen auszuwerten. Dabei muss das Unternehmen den Prüfer durch Personal
unterstützen, das mit der EDV vertraut ist. Die dabei entstehenden Kosten muss das Unternehmen tragen.
Unmittelbarer Datenzugriff
Wählt der Prüfer den unmittelbaren
Datenzugriff, muss der Unternehmer den Prüfer zunächst durch mit der EDV vertrautem Personal in die Handhabung der
Programme einweisen. Dann hat der Prüfer das Recht, sich alle auf dem Rechner befindlichen Daten des Unternehmens selbst anzuschauen und mit den vorhandenen
Auswertungs- und Filterprogrammen auf Stimmigkeit zu überprüfen. Sofern das Unternehmen keine Zugriffsbeschränkungen auf dem Rechner hat, läuft es Gefahr, dass der Prüfer alle ihm zugänglichen Daten verwertet. Dabei ist zu beachten, dass für freiwillig überlassene Daten kein
Verwertungsverbot besteht.
Jeder Betriebsinhaber ist also gut beraten, seinen Rechner so zu konfigurieren oder ihn von einem Fachmann konfigurieren zu lassen, dass der Prüfer nur an die steuerlich relevanten Daten herankommt.
Sinnvoll ist es, von vornherein darauf zu achten, dass steuerlich relevante von anderen betrieblichen und von privaten Daten zuverlässig getrennt sind.
Datenträgerüberlassung
Schließlich kann sich der Prüfer auch für den dritten Weg, die Datenträgerüberlassung, entscheiden. Bei dieser Methode muss der Betriebsinhaber alle steuerlich relevanten Daten dem Prüfer auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (Disketten, Bänder oder CD) überlassen. Entscheidet sich der Prüfer für den Weg der Datenüberlassung, kann dies für die Fahrschulen ein nicht unerhebliches Problem darstellen, wenn nämlich die verwendeten Programme die Daten nicht in maschinenlesbaren Formaten liefern.
Fahrschulen sollten deshalb unverzüglich mit ihrem Programmanbieter Kontakt aufnehmen, um zu klären, ob das verwendete Programm den Anforderungen an die neue Betriebsprüfungsbestimmungen entspricht. Bei der Datenträgerüberlassung reicht es nämlich nicht aus, dem Prüfer eine Sicherungskopie der Daten zu übergeben. Auch alle zur Auswertung erforderlichen Daten, wie z.B. Dateistruktur,
Formatangaben, Felddefinitionen und Verknüpfungen müssen offen gelegt und bereitgestellt werden. Sofern das Programm nicht über entsprechende Schnittstellen verfügt, könnte es zu erheblichen Problemen kommen.
Erlass gilt ab 2002
Der neue Erlass darf nur auf Betriebsprüfungszeiträume ab dem Jahr 2002
angewandt werden. Daten aus früheren Jahren müssen dann nicht elektronisch archiviert und zur Verfügung gestellt werden, wenn dies nur mit erheblichem zusätzlichen
Aufwand zu leisten wäre. Das träfe z. B. zu, wenn Daten neu erfasst werden müssten oder die Speicherkapazität des Rechners nicht ausreichend wäre. Für die Zukunft bedeutet diese neue Regelung aber auch, dass bei Neuanschaffung von Rechnern gewährleistet sein muss, dass die alten Daten auch auf dem neuen Rechner lesbar sind. Wäre dies nicht gegeben ist, müsste die alte Hardware genauso lange aufbewahrt werden wie dies für Papierunterlagen vorgeschrieben ist, also 10 Jahre.
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